prosedur penyimpanan arsip sistem wilayah

prosedur penyimpanan arsip sistem wilayah

Berdasarkan dengan kebutuhan sistem geografis dapat dikelola menurut 3 (tiga) tingkatanm yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.

Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
– Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali (guide).
– Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali

Filing sistem wilayah/geografi adalah suatu filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak di pakai oleh kantor atau instasi yang mempunyai cabang/perwakilan di beberapa darah.

  Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :

1. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui
2. Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

  Kelemahanya antara lain :

1. Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.
2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.
3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang  atau perwakilan.