menangani surat masuk sistem buku agenda
SISTEM BUKU AGENDA
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor. Surat masuk dapat diterima dengan beberapa cara, di antaranya melalui :
a. Petugas kurir kantor yang dicatat dengan menggunakan buku ekspedisi
b. Petugas Kantor Pos
c. Diambil secara langsung oleh petugas kantor yang dituju
Setelah surat diterima, perlu dilakukan langkah-langkah kegiatan, yaitu sebagai berikut :
a. Penerimaan
Tugas penerimaan surat adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2) Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
3) Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b. Penyortiran
Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :
1) Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.
2) Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.
3) Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.
4) Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar