A. Buku agenda
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar. Pegawai yang tugasnya mencatat surat masuk dan keluar disebut Agendaris.B. Macam macam buku agenda
1. Buku agenda tunggal
~> adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar menjadi satu secara berurutan menurut tanggal penerimaannya.
2. Buku agenda ganda
~> adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dengan menggunakan buku sendiri dan untuk mencatat surat keluar menggunakan buku sendiri.
3. Buku agenda berpasangan
~> adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk pada halaman sebelah kiri dan surat keluar mencatatnya pada halaman sebelah kanan.
C. Pengurusan surat masuk dan surat keluar sistem buku agenda1. Pengurusan surat masuk sistem buku agendaa) Penerimaan suratPenerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depat kantor (front office)seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketetapan alamat dan menandatangani bukti pengiriman surat bahwa surat sudah diterima.b) Penyortiran suratSetelah surat di terima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Ada dua pola penyortiran pada bagian penerimaan surat, yaitu penyortiran berdasarkan alamat tujuan (untuk bagian apa surat ditujukan), lalu penyortiran jenis surat dilihat dari amplopnya dengan ciri khusus.c) Pencatatan suratPencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda . pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dengan demikian dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Pencatatan juga memudahkan dalam penyimpanan, sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.d) Pengarahan suratPengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan masalah surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.
e) Penyampaian suratSaat surat tersebut diberikan kepada orang yang ditunjuk, maka penerima harusmenandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu :1) Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.2) Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/ pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.f) Penyimpanan suratJika surat selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.2. Pengurusan surat keluar sistem buku agendaa) Pembuatan konsepPembuatan konsep dapat dilakukan secara :1) Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu2) Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh : 1) Atasan atau pimpinan 2) Orang yang ditunjuk (konseptor)Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep surat ditulis di lembar konsep surat agar lebih rapi dan memudahkan dalam membuat konsep surat serta mencegah ada informasi yang tertinggal.b) Persetujuan konsepJika konsep surat dibuat oleh konseptor/bawahan, maka konsep tersebut harus mendapat persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi.c) Pencatatan suratKonsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.d) Pengetikan konsep suratKonsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi.
e) Pemeriksaan pengetikanJuru tik harus memeriksa pengetikan sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun.f) Penandatangan suratSetelah surat diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.g) Pemberian cap dinasSurat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.h) Melipat suratSurat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi dengan menggunakan aturan melipat surat. Sementara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet.i) Penyampulan suratSurat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi. Perhatikan hal-hal berikut :1) Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.2) Cantumkan nomor surat bila diperlukan.3) Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul sebelah kiri.4) Perangko secukupnyaj) Pengiriman suratHal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat, antara lain sebagai berikut :1) Jenis surat.2) Informasi yang tercantum dalam surat.3) Tujuan/alamat surat.4) Volume/banyaknya surat.Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut :1) Melalui kurir.2) Melalui pos, perusahaan jasa pengiriman.3) Melalui faksimile.4) Melalui internet
k) Penyimpanan suratSurat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan.Catatan :1) Setiap surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar ke-2 untuk arsip.2) Apabila alamat/orang yang dituju jumlahnya banyak, maka dapat diperbanyak dengan mesin pengganda, sedangkan yang asli untuk arsip dan salinannya untuk alamat yang dituju.
1. Buku agenda tunggal
~> adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar menjadi satu secara berurutan menurut tanggal penerimaannya.
2. Buku agenda ganda
~> adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dengan menggunakan buku sendiri dan untuk mencatat surat keluar menggunakan buku sendiri.
3. Buku agenda berpasangan
~> adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk pada halaman sebelah kiri dan surat keluar mencatatnya pada halaman sebelah kanan.
C. Pengurusan surat masuk dan surat keluar sistem buku agenda1. Pengurusan surat masuk sistem buku agendaa) Penerimaan suratPenerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depat kantor (front office)seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketetapan alamat dan menandatangani bukti pengiriman surat bahwa surat sudah diterima.b) Penyortiran suratSetelah surat di terima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Ada dua pola penyortiran pada bagian penerimaan surat, yaitu penyortiran berdasarkan alamat tujuan (untuk bagian apa surat ditujukan), lalu penyortiran jenis surat dilihat dari amplopnya dengan ciri khusus.c) Pencatatan suratPencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda . pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dengan demikian dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Pencatatan juga memudahkan dalam penyimpanan, sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.d) Pengarahan suratPengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan masalah surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.
e) Penyampaian suratSaat surat tersebut diberikan kepada orang yang ditunjuk, maka penerima harusmenandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu :1) Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.2) Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/ pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.f) Penyimpanan suratJika surat selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.2. Pengurusan surat keluar sistem buku agendaa) Pembuatan konsepPembuatan konsep dapat dilakukan secara :1) Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu2) Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh : 1) Atasan atau pimpinan 2) Orang yang ditunjuk (konseptor)Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep surat ditulis di lembar konsep surat agar lebih rapi dan memudahkan dalam membuat konsep surat serta mencegah ada informasi yang tertinggal.b) Persetujuan konsepJika konsep surat dibuat oleh konseptor/bawahan, maka konsep tersebut harus mendapat persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi.c) Pencatatan suratKonsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.d) Pengetikan konsep suratKonsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi.
e) Pemeriksaan pengetikanJuru tik harus memeriksa pengetikan sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun.f) Penandatangan suratSetelah surat diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.g) Pemberian cap dinasSurat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.h) Melipat suratSurat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi dengan menggunakan aturan melipat surat. Sementara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet.i) Penyampulan suratSurat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi. Perhatikan hal-hal berikut :1) Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.2) Cantumkan nomor surat bila diperlukan.3) Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul sebelah kiri.4) Perangko secukupnyaj) Pengiriman suratHal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat, antara lain sebagai berikut :1) Jenis surat.2) Informasi yang tercantum dalam surat.3) Tujuan/alamat surat.4) Volume/banyaknya surat.Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut :1) Melalui kurir.2) Melalui pos, perusahaan jasa pengiriman.3) Melalui faksimile.4) Melalui internet
k) Penyimpanan suratSurat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan.Catatan :1) Setiap surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar ke-2 untuk arsip.2) Apabila alamat/orang yang dituju jumlahnya banyak, maka dapat diperbanyak dengan mesin pengganda, sedangkan yang asli untuk arsip dan salinannya untuk alamat yang dituju.
x
Tidak ada komentar:
Posting Komentar