Dalam mengarsip tentu kita perlu mengetahui cara penyimpanannya dan cara penemuan kembali arsip. oleh karena itu, saya akan memberikan cara atau prosedurnya, berikut adalah prosedurnya :
=> Prosedur penyimpanan Arsip :
1. Surat dicatat pada buku agenda.
1. Surat dicatat pada buku agenda.
2. Nomor kode penyimpanan pada buku agenda dicatat pada surat dibagian kanan atas.
3. Surat dibuatkan kartu indeks.
4. Kartu indeks disimpan pada rak kartu indeks sesuai dengan kode abjadnya.
5. Surat disimpan pada filling cabinet dan ditempatkan pada folder sesuai dengan kode abjadnya.
=> Prosedur penemuan kembali arsip :
1. Dengan bantuan kartu indeks apabila tidak ingat nomor kode penyimpanan.
2. Setelah kartu indeks diketemukan otomatis kode penyimpanan akan diketahui.
3. Kode penyimpanan digunakan sebagai dasar penemuan kembali arsip.
